La demande de nombreux documents doit se faire auprès de la mairie. Or, le processus de prise de rendez-vous peut être long et fastidieux. Heureusement, la numérisation de cette opération permet d’améliorer la qualité des services ainsi que l’organisation au sein même de la mairie. Elle est largement plus pratique pour les usagers, car elle leur fait gagner du temps. Les avantages de cette solution ne sont donc plus à prouver. Quels sont-ils ? Comment réussir la mise en place de cette numérisation ?
Une prise de rendez-vous simplifiée grâce à l’utilisation d’un logiciel
La gestion des rendez-vous au sein d’une mairie n’est pas toujours évidente, particulièrement lorsque vous proposez plusieurs canaux. Elle peut prendre énormément de temps, avec des risques de doublons ou d’oublis de rappel, donc des rendez-vous non honorés qui affectent l’organisation interne.
Pour faciliter ce processus, il n’y a rien de tel que d’utiliser un logiciel performant, proposant de nombreuses fonctionnalités. En guise d’exemple, Synbird, c’est le logiciel de prise de rendez-vous pour les mairies alliant les différents modes de prise de rendez-vous. Ce type d’outil vous permet d’améliorer l’accueil au sein de la mairie et de proposer une meilleure expérience aux usagers. Les agents pourront organiser l’agenda partagé en toute facilité et de manière instantanée. Vous ne risquez donc pas de doubler des rendez-vous grâce à la mise à jour en temps réel et la centralisation des demandes des usagers.
Gagnez du temps dans l’organisation des rendez-vous au sein de votre mairie
Entre les rendez-vous pris au téléphone, par e-mail ou sur une plateforme en ligne, il est très facile de se perdre. La gestion de l’agenda demande une concentration minutieuse et énormément de temps. La numérisation est sans doute la solution par excellence pour y remédier efficacement.
Un logiciel de prise de rendez-vous en mairie vous permet de gagner du temps, grâce à l’intégration ou le déplacement des rendez-vous en quelques clics. L’agenda est mis à jour en temps réel, ce qui permet à tous les agents de repérer les horaires pris.
Les rappels par mail se font de manière automatique pour réduire les RDV non honorés. Le confort de travail est donc grandement amélioré grâce à la numérisation et la mairie peut se concentrer pleinement sur l’accueil des usagers et le développement de ses projets.
Un outil pratique pour les usagers
Un logiciel de prise de rendez-vous n’est pas uniquement favorable pour la mairie. Elle est surtout pratique et avantageuse pour les usagers. Au lieu de devoir se déplacer et faire la queue ou encore contacter la mairie par téléphone, ces derniers peuvent facilement prendre RDV en quelques clics. Cela est possible à tout moment de la journée, où qu’ils soient. L’outil est généralement facile à prendre en main, et certains logiciels proposent un accompagnement sur mesure (affichage des pièces à joindre, des questions relatives à leurs besoins…).
De plus, la mise en place de cette solution digitale n’est pas forcément désagréable pour ceux qui ne sont pas très à l’aise avec le numérique. L’usage de cet outil n’empêche pas les agents de la mairie de recevoir les usagers sur place ou au téléphone pour trouver à leur place un créneau libre dans l’agenda.
Conseils pour une mise en place réussie
La mise en place de la numérisation de la prise de rendez-vous au sein d’une mairie est donc avantageuse sur plusieurs points. Toutefois, pour qu’elle soit réussie, il est essentiel de sélectionner le bon logiciel de gestion à utiliser. Ce dernier doit proposer une large gamme de fonctionnalités pour optimiser la gestion de vos rendez-vous. Privilégiez un outil qui permet d’automatiser les rappels et de détecter les doublons. Il doit aussi être intuitif et facile à utiliser pour les usagers.
Notez également que l’adoption de cette solution ne doit pas vous conduire à négliger la qualité de l’accueil en mairie ou par téléphone. Des agents doivent rester disponibles pour accompagner ceux qui ont des difficultés avec le numérique.
Vous l’aurez compris, pour améliorer le service au sein d’une mairie et faciliter la gestion des RDV, rien ne vaut la numérisation. La centralisation de toutes les données sur un agenda partagé entre tous les agents simplifie le processus de prise de rendez-vous. Les risques de doublons et de rendez-vous non honorés sont largement réduits. Un logiciel de gestion de RDV permet également aux usagers de réserver une date et une heure en fonction de leur disponibilité à tout moment, en quelques clics. Il s’agit d’une solution pratique et performante pour ces derniers.
