Comment mieux suivre les congés et les absences de vos collaborateurs ?

Les congés et absences des travailleurs sont des situations auxquelles les entreprises sont très souvent confrontées. En effet, pour diverses raisons (formation, maladies, congés payés…), les employés peuvent manquer un ou plusieurs jours de travail. Sans compter les cas d’absences injustifiées. Toutes choses qui posent un problème aux employeurs : comment assurer un suivi optimal des congés et absences des salariés ? Car, mal gérées, ces absences peuvent affecter le rendement de l’entreprise. Aujourd’hui, plusieurs solutions existent pour gérer les congés et absences au travail. En voici quelques-unes.  

Qu’est-ce que la gestion des congés et absences au juste ?

Aussi appelée gestion des congés du personnel, la gestion des congés et absences constitue une problématique du domaine des ressources humaines. Elle consiste à gérer les absences des travailleurs dans une organisation. D’autre part, elle est aussi appréhendée comme l’ensemble des méthodes et moyens qu’utilise un employeur pour assurer le suivi des demandes et des accords de congés, ainsi que les absences de ses employés.  

La gestion des absences du personnel se fait normalement sur la base d’un processus RH établi à l’avance : demande, évaluation puis acceptation ou rejet de la demande. Bien qu’elle soit perçue comme une corvée, elle reste essentielle pour la bonne productivité de l’entreprise. En effet, avoir des absences non contrôlées peut affecter durablement le rendement et la croissance d’une société. Elle peut également avoir des coûts directs et indirects. Sans mentionner la perturbation de l’organisation interne. D’où l’intérêt pour un employeur d’assurer un bon suivi des absences dans sa structure.              

Gestion des congés et absences au travail : voici comment s’y prendre !

Pour les services RH d’une entreprise, il existe différents moyens de gérer les congés et absences au travail. Voici les plus efficaces.    

Utiliser un logiciel de gestion des congés

Pour suivre les congés et absences, les équipes RH peuvent gagner du temps avec un logiciel de gestion des congés. Les logiciels de gestion de congés sont des programmes informatiques qui visent à simplifier et automatiser le processus de prise de congés dans une entreprise. En gros, ce sont des outils informatiques qui permettent la dématérialisation de la gestion des congés et des absences au sein d’une structure.         

En disposant d’un tel programme, les responsables RH pourront concilier plus aisément les départs en congé et la poursuite du fonctionnement de l’entreprise. Aussi, grâce à ce type de logiciel, employés et managers pourront savoir à l’avance les dates durant lesquelles une demande de congé est possible. Cela, sans passer par le département des ressources humaines. Ils n’auront qu’à se connecter sur l’outil depuis leur poste et le tour est joué.  

Par ailleurs, les logiciels de gestion des absences renseignent en temps réel sur le taux de présence au sein de l’organisation. Cela permet d’avoir une vision globale de l’effectif disponible sur une période donnée. De plus, ces logiciels peuvent effectuer une liaison avec les services comptables. De quoi faciliter la gestion de la paie en automatisant la collecte des données relatives aux absences et leur report dans les outils d’édition de fiche de paie.    

Se servir d’un planning de congés

Bien que dépassés du fait de l’avènement des logiciels de gestion, les plannings de congés n’en restent pas moins un moyen efficace de suivi des absences. Il y a encore des entreprises qui préfèrent répertorier dans des tableaux Excel les différentes dates de congés, les approbations et leurs motifs. En clair, le planning des congés du personnel offre un récapitulatif des jours travaillés par les salariés.   

Dans le tableau, on retrouve le nom de chaque employé, le nombre de jours de congé, le type de congé demandé, etc. Les services RH vérifieront quotidiennement le planning pour organiser à l’avance la gestion des ressources. Ils pourront rejeter certaines demandes en fonction du personnel nécessaire pour la bonne poursuite des activités en cours. Pour que ce système fonctionne au mieux, une liste d’inscription peut être mise à disposition de chaque département. Chaque employé désireux de prendre des jours de congé devra y inscrire son nom. À la fin, les équipes RH se chargeront de retranscrire tout ce beau monde dans le tableau et effectuer un dispatching.          

Responsabiliser les travailleurs dans le suivi de leurs absences

Pour éviter les absences anarchiques qui pourraient affecter le fonctionnement et le rendement de la société, l’idéal est de responsabiliser les collaborateurs concernant leurs absences.        

Pour ce faire, les entreprises doivent pouvoir laisser un peu d’autonomie aux salariés dans la gestion de leurs congés et absences. Il serait préférable que chaque collaborateur puisse accéder aisément à son solde de congés payés ou à son solde RTT. Aussi, il serait très astucieux de leur laisser libre accès au planning général des congés. De cette façon, chaque employé pourra connaître les dates de congés de ses collègues et s’assurer que ses jours d’absence ne coïncident pas avec les leurs. Cette autonomie dans le suivi des absences diminue les mécontentements et facilite la coopération en interne.

Pour faciliter cette responsabilisation, on peut utiliser des tableaux collaboratifs en ligne. Ces derniers permettent un suivi centralisé des demandes de congés. Les collaborateurs peuvent y entrer une demande de congés et préciser les motifs. Une fois connecté sur le tableau, le manager peut suivre les demandes puis valider celles qui lui conviennent.