Pour tous artisans, comme toutes entreprises, utiliser un logiciel de gestion permet d’automatiser certaines tâches et d’organiser l’activité de son entreprise. Un logiciel de gestion pour un artisan, comme entreprise œuvrant dans la construction et le bâtiment, permet d’accéder à de nombreuses fonctionnalités utiles pour établir un devis, un document essentiel pour donner une première réponse à la demande de ses clients, pour effectuer la facturation des travaux du chantier, et bien d’autres fonctionnalités intéressantes.
Les logiciels de gestion constituent des outils indispensables pour les artisans, œuvrant dans le BTP ou non, à travers les fonctionnalités qu’ils proposent, que nous allons vous faire découvrir.
L’établissement de devis de chantier et de factures respectant les normes exigées par la législation
Le devis qu’un artisan émet à son client constitue une offre de contrat, ce qui l’engage dès sa délivrance. La législation réglemente l’usage de devis sur le plan professionnel, et l’activité d’un artisan n’échappe pas aux réglementations en vigueur. Ainsi, la loi précise les mentions obligatoires qui doivent figurer dans chaque devis que l’artisan délivre à son potentiel client.
Pour permettre à l’artisan ou à l’entreprise en BTP d’être conformes à la législation en vigueur, un bon logiciel de devis et facture pour bâtiment doit tenir compte de ces mentions obligatoires, de sorte à permettre à l’artisan d’éditer un devis en bon et due forme. Pour une entreprise en bâtiment et travaux publics par exemple, les mentions suivantes doivent apparaître dans un devis de chantier :
- Le nom de l’entreprise en bâtiment ou de l’artisan ;
- La forme juridique de l’entreprise, ou avec laquelle l’artisan exerce son activité ;
- Les informations générales sur le client ;
- L’adresse du siège social et les coordonnées de l’entreprise ou de l’artisan ;
- Le capital social de l’entreprise ;
- Les informations relatives à la TVA ;
- La date de délivrance du devis ;
- Le délai de validité du devis, ou la durée de l’offre de l’entreprise ou de l’artisan ;
- Les détails de l’offre ;
- Le chiffrage des travaux de chantier ;
- Le prix du devis. Il faut également préciser si l’établissement du devis est gratuit ;
- Les conditions de paiement et les modalités d’acompte ;
- Le mode et les conditions de paiement de la facture, pendant et après le chantier
- Etc.
Il en est de même pour l’établissement de la facture définitive du chantier, qui constitue un document commercial important entre l’artisan et son client, ainsi que les bons de commande et les bons de livraison.
L’envoi de devis et de facture à votre client
Non seulement un bon logiciel de gestion doit être capable d’éditer un devis ou une facture en bonne et due forme, mais il doit également permettre à l’artisan BTP ou à l’entreprise d’envoyer directement le document à son client concerné.
Avant l’envoi définitif, le module doit permettre d’avoir une visualisation définitive du devis ou de la facture de ce que le client va recevoir, afin d’effectuer un dernier contrôle des informations et de la forme du devis ou de la facture. Ainsi, vous pourrez apporter des modifications avant l’envoi. La qualité de vos devis et de vos factures constitue déjà un engagement positif auprès de vos potentiels clients, facteurs de la signature d’un contrat pour un chantier de construction.
La duplication de devis à partir d’un modèle
Mettre en place un logiciel de devis et de facturation au sein de votre gestion représente un coût d’investissement. À cet effet, vous vous attendez sûrement à ce que votre investissement soit rentable, même au niveau du temps de traitement de votre activité.
Un logiciel de gestion de devis et de facturation doit vous permettre de gagner du temps, à travers la duplication de devis à partir d’un modèle source. Grâce à cette fonctionnalité, il est possible de générer plusieurs devis sur la base d’un modèle. Avec plusieurs devis à éditer, imaginez le temps que vous gagnez grâce à cette fonctionnalité.
La possibilité de personnaliser les documents suivant les spécificités de chaque projet
L’une des fonctionnalités nécessaires pour un logiciel de gestion de devis et de facturation est la possibilité d’établir des documents personnalisés, suivant les spécificités de chaque chantier. En effet, les projets de chantier des artisans BTP ou des entreprises en bâtiment sont variables, différents les uns des autres.
Un bon logiciel de gestion doit donc permettre à un artisan ou à une entreprise d’insérer dans les documents toutes les informations nécessaires à chaque chantier.
Le suivi des clients à partir du logiciel de gestion
Un logiciel de gestion de devis et de facturation digne de ce nom doit proposer d’autres fonctionnalités que l’édition et l’émission de devis et de facture. En effet, pour être efficace, le logiciel doit également permettre à l’entreprise ou à l’artisan de faire le suivi efficace de ses comptes clients, à partir d’une base de données complète.
En consultant votre logiciel de gestion, vous pouvez avoir toutes les informations concernant vos clients, comme ses coordonnées, les taux de TVA applicable à chaque client, les conditions tarifaires, etc. Un logiciel de gestion dédié aux artisans facilite ainsi certaines tâches de l’activité de l’entreprise ou de l’artisan.
La mise en place d’une base de prix
Il s’agit également d’une des principales fonctionnalités d’un bon logiciel de gestion de devis et de facturation dans le BTP. En donnant la possibilité aux artisans et aux entreprises en bâtiment de créer une base de prix, le logiciel leur permet de remplir les devis plus rapidement et avec moins de risques d’erreur. Cette fonctionnalité vous permet également de gagner du temps dans l’établissement de vos devis, car cela vous évite de renseigner à chaque fois les mêmes prix relatifs aux mêmes prestations.
Un bon logiciel de gestion en BTP doit également permettre de créer une base de prix personnelle et par la suite de la sauvegarder. Certains logiciels permettent même de mettre en place une base de prix pour la quasi-totalité des interventions en relation avec le secteur du BTP.
En outre, un logiciel de gestion de devis et de facturation est un outil informatique nécessaire pour un artisan ou pour une entreprise en BTP qui veut maîtriser sans effort son activité. Grâce à ses fonctionnalités, un logiciel de gestion permet d’avoir une vue d’ensemble des affaires de l’artisan, dans la mesure où il a les informations nécessaires pour calculer les montants qu’il va percevoir, à travers les devis édités qui vont être transformés en factures si le contrat avec le client est signé. Ainsi, le logiciel permet non seulement de rester conforme aux lois et réglementation en vigueur, mais également d’éviter les erreurs et de piloter ses affaires.
