Les mairies, tout comme les entreprises, ont besoin de certaines fournitures et de matériels spécifiques afin de fonctionner dans des conditions optimales. Le code et les usages sont très nombreux concernant les municipalités. Aussi, il est impératif que chaque mairie dispose de certains accessoires dont les uns sont obligatoires, tandis que les autres sont tout simplement recommandés pour des raisons pratiques. Découvrez dans ce guide les fournitures les plus utilisées par les employés de mairie.
Optez pour un tampon encreur personnalisé
On retrouve dans chaque mairie un tampon encreur personnalisé portant les mentions ainsi que le nom de la commune. En d’autres termes, il s’agit de fournitures à l’effigie de la mairie. Si vous travaillez pour une municipalité, vous aurez besoin de faire personnaliser un tampon encreur pour votre activité professionnelle au quotidien. Il faut dire que cet accessoire comporte de nombreux avantages non négligeables.
Gagnez du temps pour la signature des documents
Le tampon encreur personnalisé permet aux mairies d’éviter les longues formules pour démontrer la provenance d’un courrier ou d’un document. Le fait de l’apposer près de la signature est donc une manière de personnaliser les documents : extrait de naissance, légalisation de papiers, courriers, etc.
Ainsi, cet outil vous évite d’utiliser la méthode manuscrite et donne beaucoup plus de crédibilité aux documents. En d’autres termes, il réduit considérablement le temps de retranscription de différentes mentions à l’aide d’un stylo.
Renforcez l’image de la mairie avec un tampon
Le tampon encreur personnalisé permet aux mairies de se démarquer et d’apparaitre comme plus sérieux. Il reflète la grande importance que celles-ci accordent à leur image, mais aussi aux détails. Une image sûre et fiable rassure les citoyens.
Facilitez les tâches administratives
Il n’est pas rare qu’un signataire de document soit absent. Dans ce cas, le tampon encreur facilite amplement la tâche aux agents qui se contenteront d’apposer le cachet. Il faut noter que ce dernier suffit parfois pour classer un document administratif comme étant officiel.
Par ailleurs, certains modèles de tampons peuvent vous aider dans le classement et l’ordre des dossiers, afin que vous puissiez établir un ordre de priorité. Pensez dans ce cas à commander des tampons « Urgent », « Reçu » ou « À traiter ». Au niveau de certains documents, vous pourrez également utiliser la mention « lu et approuvé » avant la signature d’un contrat, par exemple.
Il existe de nos jours de nombreux prestataires en ligne qui proposent la conception d’un tampon encreur personnalisé. Vous aurez la possibilité de personnaliser votre commande en fonction des besoins de la mairie pour obtenir un outil pratique sur le long terme.
Équipez la mairie avec du matériel informatique
Un équipement informatique minimal est indispensable pour permettre aux employés de mairie d’accomplir les démarches administratives en ligne.
Un ordinateur performant
De nos jours, il est important que les mairies possèdent des ordinateurs suffisamment performants pour optimiser le traitement des dossiers et assurer la conservation des données. Par ailleurs, il permet aux municipalités de communiquer plus facilement en envoyant des mails ou en mettant en ligne des informations utiles aux habitants d’une commune.
Vous trouverez au niveau des boutiques spécialisées une large gamme de modèles de bureau ainsi que des modèles portatifs. Faites le point sur vos besoins afin de commander les versions qui vous conviennent. Notez que l’ordinateur portable est beaucoup plus pratique si vous en avez besoin lors de déplacements.
Une imprimante
L’imprimante figure parmi les indispensables au niveau des entreprises, mais aussi des mairies. De nos jours, on trouve un vaste choix d’imprimantes sur le marché, déclinées en plusieurs marques et modèles.
De ce fait, selon votre budget et vos besoins, vous pourrez sélectionner le modèle d’imprimante qui conviendra le mieux à la mairie. Au moment de choisir, vérifiez le prix des cartouches d’encre compatibles avec l’appareil. Compte tenu du volume important de documents à imprimer, misez sur des solutions économiques.
Pensez aux accessoires de rangement pour les dossiers papier
Chaque année, les mairies traitent de nombreux dossiers. Nous pouvons citer les archives, les actes de naissance, les demandes de carte d’identité, les papiers de légalisation, etc. D’autre part, il y a également les fiches de paie des employés, les établissements bancaires, etc. Afin d’éviter de vous perdre dans tous ces papiers et de négliger des documents importants, il serait plus judicieux de vous servir de classeurs.
Ceux-ci vous permettront de classer vos documents selon des critères spécifiques. Vous pouvez donc effectuer un classement par catégorie, par chronologie ou encore par ordre alphabétique. La dernière option est d’ailleurs la plus simple. Cependant, tout dépendra de la nature des documents, car, pour certains, le classement par date sera plus adapté.
Les mairies ne peuvent pas se passer du papier en dépit de l’avènement du numérique. En effet, vous aurez encore régulièrement besoin de fournir des documents papier comme des actes de naissance, par exemple. Pensez donc à toujours avoir un stock de rames de papier conséquent. Ce dernier pourra aussi servir à rédiger des notes pour les employés de la mairie qui ne sont pas très à l’aise avec les nouvelles technologies. En fonction de votre budget et de vos besoins, vous aurez le choix entre différentes tailles, couleurs et épaisseurs.
Achetez les fournitures de bureau
Il est impossible de se passer de fournitures basiques comme les stylos, ainsi que les crayons et les gommes, pour la rédaction de notes et les signatures. À cela, s’ajoutent les carnets ou blocs-notes ainsi que les surligneurs pour l’étude de certains éléments essentiels d’un dossier. Des bureaux bien rangés sont par ailleurs le gage d’une mairie sérieuse et productive. Investissez donc dans des accessoires de rangements pour les stylos, les ciseaux, les marqueurs, les crayons…
Les agendas permettent aux agents de faire des planifications et rendez-vous. Il existe de nos jours des versions d’agenda papier et des versions numériques. Quel que soit le modèle choisi, cette fourniture est indispensable au quotidien.
Vous connaissez à présent les fournitures indispensables qu’on doit retrouver au niveau d’une mairie. Faites un état de vos besoins et prenez en considération le budget ainsi que l’espace disponible afin de faire le bon choix.
