L’automatisation des différentes tâches est indispensable pour assurer la réussite d’une entreprise. En effet, en ayant des outils dédiés à disposition, l’équipe va devenir plus efficace et beaucoup plus productive. Tout dirigeant d’entreprise a pour objectif de rendre son équipe plus efficace et pour ce faire, il doit miser sur la digitalisation de certaines tâches.
La gestion des ressources humaines est l’une des tâches les plus prenantes et les plus importantes au sein d’une entreprise. Découvrez nos conseils pour optimiser la gestion du personnel et définir les tâches à automatiser.
L’automatisation de la gestion du personnel grâce à un logiciel RH
Dans toute entreprise, quelle que soit sa taille, la gestion du personnel est l’une des tâches les plus importantes qui incombent au service des ressources humaines. La gestion du personnel est définie comme l’administration de toutes les relations qui existent entre les employés et l’entreprise. En d’autres termes, la gestion du personnel inclut toutes les tâches administratives qui portent sur la vie professionnelle du salarié. Elle intervient ainsi dès le recrutement jusqu’à la fin du contrat de travail de chaque employé.
Les RH ont ainsi un rôle crucial pour le bon fonctionnement de l’entreprise. C’est pourquoi l’automatisation des différentes missions en lien avec la gestion du personnel peut s’avérer indispensable. Cela peut être mis en place grâce à l’usage de logiciels RH dédiés, un gain de temps considérable pour les services des ressources humaines.
Les tâches opérationnelles de gestion du personnel
Les missions à réaliser dans le cadre de la gestion du personnel peuvent être classées en deux grandes catégories, à savoir les tâches opérationnelles et les tâches fonctionnelles.
Actuellement, ce sont les tâches opérationnelles qui font l’objet d’automatisation et de digitalisation. En effet, cela permet à l’équipe de se consacrer aux tâches plus fonctionnelles et sociales.
Les tâches opérationnelles sont celles qui répondent à des impératifs juridiques, pour ne citer que les processus d’embauche, la tenue des registres du personnel, le paiement, le contrôle du temps de travail, le licenciement, l’hygiène ou encore la sécurité des travailleurs.
Parmi les tâches fonctionnelles de la gestion du personnel, il y a la définition des politiques de l’entreprise, l’enquête sur le bien-être salarié, la prise des décisions en lien avec l’emploi, l’évaluation des performances du personnel…
Bien entendu, ces tâches sociales ne peuvent généralement pas être automatisées. Grâce à la digitalisation des tâches opérationnelles, les responsables peuvent se consacrer à ces tâches qui sont, elles aussi, importantes.
Les activités de gestion du personnel pour les services RH
La gestion du personnel inclut également plusieurs activités qui doivent être menées régulièrement. Parmi ces différentes activités figurent :
- le recrutement (organisation des entretiens, les candidatures, les contrats de travail…),
- les formations et le suivi des carrières à travers l’analyse des besoins des équipes, la gestion des formations, l’organisation des sessions d’informations, l’évaluation des compétences, la GPEC (gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences) et la gestion de la validation des acquis,
- l’organisation des absences, des congés, de la répartition des tâches,
- la gestion administrative du personnel à travers la création et l’actualisation du dossier professionnel des employés, le recueil des accords et des contrats, la réalisation de statistiques, la gestion de l’annuaire,
- les paiements des salaires.
Ces différentes activités peuvent être automatisées (entièrement ou en partie) avec un logiciel dédié à la gestion du personnel. Avec la digitalisation, les responsables vont gagner beaucoup de temps dans la réalisation de leurs différentes tâches.
Comment automatiser les tâches de gestion du personnel ?
L’automatisation de la gestion du personnel se fait à travers les nouvelles solutions technologiques appelées outils SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines). Elles ont pour principal objectif de simplifier les démarches RH, notamment dans le cadre de la gestion du personnel. Elles permettent de gérer les tâches et les activités vues dans les sections précédentes.
Les logiciels les plus utilisés pour la gestion du personnel concernent les tâches chronophages et récurrentes, comme :
- les absences et des demandes de congés,
- la paie,
- le planning horaire,
- le contrôle des horaires,
- le processus de recrutement.
Notez qu’il existe des outils qui sont disponibles en ligne et qui visent à simplifier la gestion du personnel. Nous pouvons citer comme exemples les outils Excel gratuit, le template de plannings…
Il est toutefois conseillé d’utiliser un logiciel dédié qui offre des outils plus complets, développés pour faciliter les opérations RH au sein des entreprises. En effet, les outils en ligne ne sont pas toujours adaptés à aux contraintes réelles des entreprises, notamment en ce qui concerne la protection des données des salariés.
Pour votre information, notez que pour qu’il soit licite, un logiciel de gestion du personnel doit permettre un traitement des données dans un but approuvé par la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
