Au sein d’une entreprise, il n’est pas rare de voir des piles de papier et de documents s’amonceler. D’apparence anodine, elles font désormais partie du paysage professionnel. Pourtant, les coûts d’impression représentent des frais élevés pour les entreprises. Pour réduire ces coûts, il est nécessaire de se pencher un peu plus sur cet aspect. Mais avant de trancher dans le vif, il convient d’identifier avec précision les pôles de dépense.
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Qu’entend-on par coûts d’impression ?
Attendez avant de répondre… Il n’est pas sûr que l’explication soit aussi simple qu’il n’y paraisse. De prime abord, il est tentant de se cantonner aux rames de papier et cartouches d’encre. Malheureusement, c’est loin d’être aussi simple.
Pour évaluer avec précision les coûts liés à l’impression, il faut tenir compte non seulement des charges directes mais aussi des frais indirects. Le tableau est tel qu’on estime aujourd’hui que seule une entreprise sur dix connaît réellement ce qu’elle dépense en papeterie.
Concernant les coûts d’impression, ces derniers peuvent être scindés en deux catégories :
- les charges d’impression visibles : il s’agit ici du matériel, des consommables et des frais de maintenance des appareils tels que les photocopieurs,
- les charges d’impression indirectes (ou cachées) : bien plus complexes, elles englobent aussi bien le temps perdu par les employés que d’autres aspects financiers.
Pour prendre conscience de l’impact des coûts d’impression cachés, il faut aller un peu plus dans le détail. Dans les services informatiques, les salariés consacrent beaucoup de leur temps à la réalisation des impressions, ce qui constitue une perte de productivité.
Si l’entreprise a fait le choix de se doter de plusieurs imprimantes, elle sera rapidement confrontée à un autre problème de taille. Prendre soin de tout ce matériel et interagir avec autant de fournisseurs prend beaucoup de temps, d’argent et d’énergie.
La perte de productivité peut aussi être liée au temps perdu à attendre qu’un appareil se libère.
Dernier aspect à ne pas négliger : les dépenses liées au stockage du matériel. Pour conserver tous ces appareils, vous aurez sans doute besoin de mètres carrés supplémentaires, lesquels vous coûteront de l’argent.
Avec autant de potentielles sorties, il est vital d’apprendre à maîtriser son budget d’impression. Mieux encore : il importe de savoir comment le réduire sans pour autant affecter le bon fonctionnement de l’entreprise.
L’impression sans reliure avec un prestataire : une solution économique et pratique
La plupart des entreprises pensent qu’elles doivent absolument posséder un parc informatique digne d’une firme de la Silicon Valley. Ce n’est pas tout à fait vrai. Si vous avez correctement évalué vos besoins, vous les aurez probablement revus à la baisse.
Pour dépenser encore moins en impression, il est possible d’externaliser ce pan de votre activité. Concrètement, cela revient à passer un contrat avec un prestataire, lequel ne vous fera payer que pour les pages que vous imprimez.
Pour les TPE et les PME, cette alternative s’avère d’une efficacité redoutable. Chaque mois, vous recevrez un bilan détaillé de vos dépenses réelles et saurez ainsi combien vous coûtent réellement vos impressions.
Au sein des grandes entreprises, cette pratique fait de plus en plus d’adeptes. Outre le gain de productivité et la rentabilité financière, c’est aussi un excellent moyen d’améliorer sa fiscalité. En effet, les papiers ainsi imprimés sont ajoutés au compte de l’Opex (dépenses d’exploitation) plutôt qu’à celui du Capex (dépenses d’investissements).
Par ailleurs, il existe des systèmes d’impression sans reliure comme ce que propose Eoz, un spécialiste en la matière, ce qui permet aussi d’alléger la note. Mais outre l’aspect économique de cette solution, celle-ci revêt bien d’autres avantages.
Il est en effet possible de faire des modifications, si une mise à jour d’un document est nécessaire par exemple ou s’il manque des informations, sans pour autant tout réimprimer, comme c’est le cas avec le système d’impression classique avec reliure. Plus écologique et moins gourmande en papier, il est aussi possible de réaliser des impressions sur du papier 100 % recyclé.
D’autres astuces pour réduire considérablement les coûts d’impression
Au début de l’ère de la digitalisation, les utopistes rêvaient d’un monde sans papier. Plus besoin de documents imprimés, tout aurait été numérisé. Le temps ne leur a pas donné raison.
Même si la digitalisation des entreprises a considérablement réduit la demande en supports physiques, cette dernière existe encore et le papier a de beaux jours devant lui, l’industrie papetière s’étant elle aussi modernisée et proposant des solutions innovantes. Dans son secteur d’activité, l’institut NewField IT a estimé que 4 à 52 pages étaient imprimées par jour et par employé.
Heureusement, cette situation est loin d’être une fatalité. En appliquant quelques règles extrêmement simples, il est parfaitement possible de faire baisser la facture de près de 30 %.
Faire un audit de vos équipements
Que le terme « audit » ne vous effraie pas. Il est tout simplement question de passer en revue votre mode de fonctionnement actuel.
De combien d’imprimantes et de photocopieurs disposez-vous ? Combien de rames de papier A3 ou A4 utilisez-vous mensuellement ? Quelles sont les cartouches d’encre utilisées par vos employés ? Rien qu’en réalisant cet inventaire, vous vous rendrez compte que certains équipements ne vous sont d’aucune utilité.
Peut-être achetez-vous chaque mois des toners alors qu’une fréquence trimestrielle suffirait amplement… Peut-être que cette nouvelle imprimante laser n’est absolument pas nécessaire… Ou alors, il vous est possible de vous séparer de certains gadgets onéreux.
Réaliser l’audit de votre parc informatique vous permettra d’avoir une vision claire de votre entreprise. Grâce à lui vous serez plus en mesure de prendre des décisions avisées et donc de réduire les coûts.
Adopter de nouvelles habitudes en matière d’impression
Même sans externaliser leurs services, les compagnies sont parfaitement capables de dépenser moins en impressions. Pour ce faire, les collaborateurs doivent revoir certaines de leurs habitudes. Ne coûtant pas un sou, ces méthodes permettent de gagner non seulement en temps mais aussi en argent.
La première des choses à mettre en place, c’est de faire une croix définitive sur l’imprimante à usage individuel. Véritables gouffres financiers, ces appareils sont à bannir au profit de ceux proposant une utilisation collective.
Un autre réflexe à adopter, c’est de privilégier l’impression en noir et blanc. En parallèle, configurez votre imprimante sur le mode « brouillon » et si possible, faites des tirages recto verso.
En parlant des machines, pourquoi ne pas opter pour un appareil multifonction ? Au lieu de dépenser de l’argent pour une imprimante puis pour une photocopieuse, optez pour un équipement tout-en-un.
Pour aller encore plus loin, réunissez toutes vos dépenses liées aux impressions sur une seule facture et accolez un code d’identification à chaque employé. Pour se servir d’un appareil, vos collaborateurs devront désormais entrer leur identifiant unique. Même s’il n’est pas sûr que cette méthode leur plaise, elle les incitera à éviter les opérations inutiles.
Impliquer les collaborateurs pour utiliser moins de papier
Les employés sont l’âme d’une entreprise. Logiquement, pour qu’un changement s’opère, ils doivent être impliqués.
Prenez le temps de leur expliquer la nécessité de ces changements. Explicitez les bénéfices pour la compagnie à court, moyen et long termes. Seront-ils heureux de faire quelques mètres de plus pour imprimer leurs documents ? Rien n’est moins sûr. Cependant, s’ils ont conscience que leur sacrifice est une pierre de plus à l’édifice, ils le feront sans rechigner.
Rassemblez-les pour leur parler du projet. Accolez des mémos à côté des appareils concernés. Célébrez les réussites de l’équipe. Si après un mois, la consommation de papier est passée de 25 rames à 3 unités, félicitez vos collaborateurs. Ils le méritent amplement.
