Que ce soit pour la direction des ressources humaines ou la gestion de la relation client, les entreprises sont constamment en quête d’optimisation de performance dans leur fonctionnement. Dans cette optique, la GED se présente comme la solution la plus efficace pour augmenter sa productivité. Il s’agit d’un logiciel qui prend en compte toutes les stratégies permettant une gestion fluide des données au sein des entreprises. En quoi consiste réellement la gestion électronique des documents ? Pourquoi améliore-t-elle la productivité en entreprise ?
Sommaire
Ce qu’il faut savoir sur la GED
De l’acronyme GED, la gestion électronique des documents est un système informatique qui permet la gestion des documents numériques. Intégré à un logiciel GED, le système est généralement disponible sous forme d’application compatible aux tablettes et aux smartphones. Grâce à une interface ludique, le logiciel GED facilite l’accès aux documents d’entreprise pour vos collaborateurs.
Hormis la numérisation de documents papier, la GED permet la dématérialisation des processus métier. Il permet d’automatiser certaines opérations répétitives, comme la validation de vos factures fournisseurs. Autrement dit, une solution GED augmente la productivité dans les activités d’une entreprise. Pour assurer la gestion de toutes les étapes du cycle de vie d’un document numérique, le fonctionnement de la solution GED comporte plusieurs actions :
- L’acquisition du document électronique : il s’agit de la numérisation des documents papier afin de les intégrer à la GED ;
- L’indexation du document numérique : consiste à attribuer les informations aux fichiers afin de favoriser une recherche rapide et efficace ;
- Le stockage et l’archivage des documents : consiste à classer les documents et à les archiver de manière organisée dans un support en vue d’une consultation immédiate ;
- La diffusion : il est question ici d’intégrer les solutions GED dans les flux de l’entreprise afin de mettre les données en valeur.
Quels sont les avantages liés à la gestion électronique des documents ?
Pierre angulaire de la dématérialisation, les outils de gestion électronique de documents permettent aux entreprises une meilleure direction de leur administration générale. La mise en place d’un système de gestion électronique des documents comporte plusieurs avantages pour votre entreprise. Il s’agit notamment de la productivité, du gain de temps et de la réduction des coûts.
Le gain de temps considérable
Grâce à une meilleure organisation des documents électroniques et à leur facilité d’accès, les risques de perte sont considérablement limités. Parallèlement, les délais d’attente de consultation et de recherche sont réduits. Il faut noter que vous bénéficiez d’une meilleure organisation et d’une certaine fluidité au niveau de la gestion du courrier.
L’augmentation de la productivité
Le gain de temps est un facteur déterminant pour la productivité de votre entreprise. En effet, avec la réduction du temps de recherche des documents, votre équipe a rapidement accès aux fichiers souhaités. De même, cette solution vous permet d’offrir à vos clients un accès aux fichiers qui les concerne. En pratique, ces derniers peuvent remplir les formulaires électroniques et télécharger les documents justificatifs nécessaires. Le logiciel de gestion électronique des documents est susceptible d’augmenter de 20 % l’efficacité du travail en entreprise.
La réduction des coûts
La solution de gestion électronique des documents favorise la réduction complète des dépenses liées aux impressions, à l’encre et au papier. En pratique, les coûts relatifs à la diffusion sont réduits en moyenne de 80 %. D’un autre côté, avec la GED, les dépenses liées à la recherche sont réduites de 30 %.
Comment profiter du gain de productivité avec la GED ?
La GED est particulièrement profitable aux associés nomades, équipés de tablettes et smartphones. Ils peuvent en effet accéder aux fichiers électroniques en temps réel, quelle que soit leur position géographique. Il est donc possible que chaque collaborateur travaille sur un même document afin d’améliorer la prise de décision et la productivité des employés.
La dématérialisation favorise aussi la réorientation sur le cœur de métier des entreprises. Un programme de gestion électronique des documents est organisationnel et il s’avère nécessaire de l’accompagner sur le plan matériel ainsi qu’humain. En dehors du fait de se doter des logiciels convenables, il est important de sensibiliser les partenaires à propos du nouvel environnement. En réduisant les éventuels risques de perte, la dématérialisation sécurise les opérations et les transactions. Elle raccourcit dans le même temps les délais de paiement pour enfin assurer une meilleure productivité.
Grâce à un système GED, votre entreprise peut assurer la gestion numérique de ses documents et accélérer les procédures internes. Il s’agit par exemple de la réalisation des fiches de paie, des contrats de travail ou encore des attestations de congés. Les entreprises peuvent par ailleurs assurer l’archivage des documents afin de garantir leur classement et leur conservation.
Comment faire une bonne GED pour optimiser le niveau de productivité en entreprise ?
Pour mettre en place une bonne GED, il est important de déterminer au préalable les besoins spécifiques de votre entreprise. Par conséquent, vous pouvez créer des fonctionnalités adéquates. La sécurisation des données pendant la gestion et l’archivage des documents constitue également un paramètre déterminant.
Gestion électronique des documents : comment la mettre en place ?
Mettre en place une bonne gestion électronique des documents revient à créer un système électronique qui répond parfaitement aux attentes des collaborateurs. Dans le processus de création d’un outil GED, vous devez tenir compte du travail de chaque service et de l’avis de chaque utilisateur. L’organisation des outils de gestion numérique doit pouvoir servir les objectifs de la société comme l’automatisation des tâches quotidiennes. Il faut dire qu’il est avant tout question d’un travail collaboratif.
Assurer la sécurité des données
Un bon outil GED doit être en mesure d’assurer la sécurité du contenu en tenant compte de la priorité de chaque fichier. À cet effet, plusieurs moyens peuvent être utilisés par un logiciel de gestion afin de sécuriser les données de votre entreprise. La gestion des droits de lecture constitue l’un des moyens généralement utilisés. L’autre moyen est le scellement des documents et l’identification de l’auteur du contenu (signature électronique).
